Die drei Dimensionen von New Work bei Büroeinrichtungen

Digitalisierung, Globalisierung und KI verändern die Arbeitswelt – ein tiefgreifender Umbruch. Abläufe, die vorher aufwändig waren, funktionieren heute oft per Klick und automatisiert. Gleichzeitig herrscht in vielen Bereichen massiver Fachkräftemangel. So wird trotz automatisierter Arbeitswelt die Wertschätzung des Arbeitnehmers immer wichtiger. Und auch die Bedeutung von Empathie und Wissenstransfer gewinnen an Bedeutung. New Work manifestiert sich bei der Bürogestaltung hauptsächlich in drei Dimensionen: in der Digitalisierung, in veränderten Strukturen und in agilen Arbeitsmethoden. New Work eröffnet neue Chancen für Unternehmen und deren Produktivität, aber auch Vorteile für den einzelnen Arbeitnehmer. Fakt ist: Beim Planen und Gestalten der Büros muss der Umbruch mitvolllzogen werden. Hier hält der Markt innovative Lösungen bereit.

Hybrides Arbeiten ist nicht nur Trend, sondern ein epochaler Umbruch. Dabei geht es nicht allein um das Thema Büro oder Homeoffice, denn hybrides Arbeiten findet seit Jahrzehnten remote oder mobil in ICE & Flugzeug, standortübergreifend, auf Messen oder in Cafés statt. Corona und Homeoffice-Debatte haben wie ein Brandbeschleuniger gewirkt und die Digitalisierung auf eine harte Probe gestellt. Das „eigene“ Büro als alleiniger Arbeitsort ist heute fast out. Laut einer Kurzstudie des Fraunhofer IAO und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. werde sich die Bürobewirtschaftung erheblich verändern, Desksharing bzw. spezifische, aktivitätenbasierte Bürozonen würden zunehmen.¹ Schon heute wird am Meeting Point, in Rückzugs- oder Projektzonen, in Kreativbereichen, per Desksharing gearbeitet und natürlich @home. Unternehmen sind gefordert, nicht nur die Vorteile wie Effizienz, Flexibilität, Platz- und Kostenersparnis „mitzunehmen“, sondern die digitalisierte Vernetzung und die Bürowelt unternehmens- und mitarbeiterorientiert weiterzuentwickeln. Das sorgt im Sinne von Employer Branding für echte Benefits, wie z.B. Empathie oder hohe Mitarbeiterzufriedenheit.

Digitale Buchungssysteme für bedarfsgerechtes Büromanagement

Wie lassen sich die New Work-Anforderungen erfüllen? Eine Lösung sind digitale Buchungssysteme. Der Büromöbelhersteller WINI bietet hier innovative Schreibtischsysteme mit einem Buchungssystem, einer cloudbasierten Plattform mit Smart Office-Software. WINIs Komplettlösung erlaubt so ein effizientes, bedarfsorientiertes Büro-, Schreibtisch- und Besuchermanagement. Mitarbeiter können schneller freie Büros, Besprechungsräume oder Arbeitszonen finden, buchen oder dazu Informationen einholen.

New Work erfordert nicht nur, Büroflächen effizienter zu nutzen – immer wichtiger wird es auch, große Räume bedarfsorientiert zu strukturieren. Welches Gestaltungskonzept das richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab, wie etwa den Arbeitsformen oder den Unternehmenswerten. Großraumbüros mit Schreibtischwüsten sind für agiles Arbeiten keine Lösung. Wer Veränderung sucht, realisiert moderne Konzepte wie Open-Space- oder reversible Büros. Letztere zielen auf maximale Flexibilität ab, denn sie lassen sich jederzeit so umfunktionieren, wie es die Arbeitssituation gerade erfordert. Auch durch Open-Space-Büros mit flexiblen Raumteilungselementen können Unternehmen neue Arbeitsweisen und Prozesse implementieren – doch muss die Gestaltung durchdacht sein, etwa durch Planen von Funktionsbereichen wie z.B. Einzelplätze für konzentrierte PC-Arbeit, Meeting Points, Rückzugsbereiche uvm. Bei aller Funktionalität sollten Wohlfühlcharakter, Leichtigkeit und Style nicht zu kurz kommen, schließlich vermischen sich Home & Office immer mehr – das Planen erfordert also auch ein Gespür für wohnliches Design. Die Vorteile von New Work sind hier: freies Arbeiten, mehr Austausch und hohe Kreativität. Und die Arbeitgebermarke punktet mit Büroumgebungen, die Leichtigkeit und Wohnlichkeit ausstrahlen.

Offene, aufgelockerte Regalkonzepte für mehr Wohlfühlatmosphäre

Eine Lösung bieten offene, aufgelockerte Regalkonzepte. Ein Beispiel dafür sind die WINEA MAXX offenen Regale von WINI Büromöbel. Die Produkterweiterung des Schranksystems WINEA MAXX erlaubt es, große Bürolandschaften mithilfe (rückwandfreier) Raumteiler zu strukturieren und wohnlicher zu machen. Modular aufgebaut, lässt sich die Möblierung flexibel gestalten, ändern, oder erweitern.

Agiles Arbeiten ist heute längst nicht mehr nur die Domäne von Start-up- und Digital-Elite, sondern findet sich in diversen Unternehmen und Branchen. Dabei bilden Scrum, Kanban & Co. keine Managementmethoden ab, die sich von heute auf morgen in „gewöhnlichen“ Büros umsetzen lassen. Agil versteht sich eher als Geisteshaltung, bei der Hierarchien und starre Ordnungen über Bord gehen werden – gleichwohl rücken Networking, Kollaboration und Experimente in den Fokus. Die Unternehmen profitieren dabei von schnellen Projektstarts, effektiveren Abläufen, früher Fehlererkennung und einer „neuen Eigenverantwortlichkeit“ ihrer Mitarbeiter. Agil ist jedoch nicht gleich agil. Und nicht jede agile Methode empfiehlt sich für jeden Betrieb. Mehr noch: Auch nicht jede Arbeitsumgebung eignet sich für agiles Arbeiten, und schon gar nicht das klassische „eigne“ Einzelbüro. Agile Methoden erfordern lange Umdenkprozesse, aber auch flexible, „deklinierbare“ Umgebungen sowie anpassungsfähige Möbel. Es entstehen Paradigmenwechsel, vielleicht sogar eine neue Unternehmenskultur und -welt – und in alldem muss sich der Arbeitnehmer wohlfühlen.

Multifunktionale Tischlösungen für mehr Flexibilität

Agiles Arbeiten verlangt flexible Möbel – solche, die mobil, bewegbar, variabel sind. Etwa Büromöbel, die sich schnell auf die individuelle Ergonomie einstellen lassen, die multifunktional sind, die sich mit wenigen Handgriffen transportieren und sich platzsparend verstauen lassen. Ein gutes Beispiel bildet hier WINEA FLOW MEET. Die neuen Tische von WINI Büromöbel wurden gezielt für agiles Arbeiten entwickelt. Klappbar und mit Rollen ausgestattet, lassen sie sich jederzeit rasch an jeden Ort „fahren“, elektrisch höhenverstellen und sogar zum Whiteboard umfunktionieren.

¹ Kurzstudie »Arbeiten in der Corona-Pandemie. Ausgestaltung des New Normal«, Stuttgart: Fraunhofer IAO, 2020

Autor: Till Achim Lobenstein