Das farbenfrohe Kosmetikunternehmen Cosnova, deren bekannteste Marken essence, Catrice und L.O.V sind, ist innovativ und wächst schnell. Es mangelt allerdings an Platz. Da nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind musste eine innovative Lösung her. Hier bot sich das Buchungssystem von WINI an. So entstand bei Cosnova in Sulzbach bei Frankfurt eine moderne Arbeitsumgebung mit Desk Sharing.
Gute Mitarbeiter zu finden ist heutzutage nicht einfach. Um ein attraktiver Arbeitgeber zu sein und auch zu bleiben, geht man in puncto Arbeitsplätze mit dem Trend der Zeit und gestaltet diese ergonomisch. Klar, dass die neuen Schreibtische elektrisch höhenverstellbar sind. Warum die Wahl auf Tische des Büromöbelherstellers WINI mit elektrischen Verstellsystemen von LINAK fiel, hat aber einen entscheidenden Grund: Mit dem schnellen Wachstum steigt auch der Bedarf an Arbeitsplätzen. Es mangelt allerdings an Platz. Da nicht immer alle Mitarbeiter gleichzeitig im Büro sind – vor allem die Vertriebler waren beruflich viel unterwegs und deren Tische oftmals verwaist – musste eine innovative Lösung für Desk Sharing her
Mittlerweile arbeiten 650 Mitarbeiter für das Kosmetikunternehmen. Allein am Standort Sulzbach arbeiten 450 Menschen. Im Jahre 2004 wurde dieser Standort bezogen, seitdem kamen immer wieder neue Büroflächen hinzu. Heute ist das Unternehmen flächenmäßig an der Grenze des Möglichen. New Work ist für dieses Problem eine gute Lösung – also die Kombination aus mobilem Arbeiten und dem Arbeiten in den Räumen des Unternehmens. Denkbar ist das Arbeiten in Co-Working Spaces, von unterwegs, von zu Hause, oder eben im Büro. Das New Work Konzept sollte zum einen für eine Entlastung des Platzproblems sorgen, zum anderen aber auch junge, potenzielle Mitarbeiter ansprechen, die flexibel arbeiten möchten.
Ein moderner Steh-Sitz-Arbeitsplatz der zur ergonomischen Arbeitsweise beitragen sollte, war von Anfang an geplant. Bis zu diesem Zeitpunkt arbeiteten die meisten Mitarbeiter im Unternehmen an statischen Tischen. „Ergonomisches Arbeiten ist heutzutage in Büros wichtig,“ so Jens Gädeke, Director IT bei cosnova. Sowohl Facility Management als auch die IT-Abteilung hatten bei der Suche nach den passenden Tischen jedoch nicht nur die Ergonomie im Fokus, sondern vor allem eine intelligente Lösung für das Desk Sharing. Ein Buchungssystem sollte bei der optimalen Nutzung der Arbeitsplätze helfen. Mit den Abteilungen Auftragsabwicklung, Buchhaltung und Vertrieb hat man das Pilotprojekt gestartet. Es entstanden 100 Steh-Sitz-Arbeitsplätze verteilt auf zwei Stockwerke. cosnova lebt die Open Space Philosophie, es gibt nur wenige Einzelbüros. Rückzugsorte und kleinere Meetingräume sind im Open Space integriert.
Das Buchungssystem, das Jens Gädeke vorschwebte, sollte zur Unternehmensgröße von cosnova passen. Die Anforderungen an das System waren: eine stabile, flexible und zukunftsorientierte Lösung, bei der Hard- und Software aufeinander abgestimmt sind. „Stabile Lösungen, die uns angeboten wurden, erforderten ein hohes Investitionsbudget. Dennoch empfanden wir es als ein wenig ‚old school‘, da oftmals viel verkabelt werden musste oder teure, proprietäre Hardware verwendet wurde,“ so Jens Gädeke. Bei einer Internetrecherche stießen sie dann auf den Softwarehersteller GoBright. „Es war das Unternehmen mit den innovativsten Ansätzen für ein modernes Buchungssystem,“ berichtete Director IT Jens Gädeke. Der Brückenschlag zu dem Büromöbelhersteller WINI kam auf Empfehlung von GoBright zustande, denn das Buchungssystem kann noch nicht mit jedem Motor. Am Ende entschied man sich für das Steh-Sitz-Tischsystem WINEA FLOW von WINI. In Kombination mit dem Bedienelement Desk Connect von GoBright lässt sich das System vollständig in die Softwarewelt von GoBright integrieren.
Jens Gädeke gefällt es, dass alle Zulieferer für sein System aus Europa stammen. „Unsere Maßstäbe sind Stabilität und Verlässlichkeit. Würden uns zwei Angebote vorliegen wovon eines etwas teurer ist, aber das Produkt made in Europe und eine höhere Qualität aufweist, würden wir bestimmt mehr investieren und in Europa bleiben.“
Aber wie muss man sich das Buchungssystem nun konkret vorstellen? Auf einem großen Übersichts-Display sieht man die vorhandenen Räume und die buchbaren und bereits gebuchten Schreibtische, per Touch-Funktion kann am Display reserviert werden. Alternativ sind die Bürotische über die mobile App buchbar – mittels der App können die Tische jederzeit ortsunabhängig über mobile Geräte gebucht werden, eine Browser-Oberfläche steht ebenfalls zur Verfügung. Auch Meetingräume lassen sich über das System selbst oder über eine Integration in Outlook/Exchange mit diversen Zusatzfunktionen reservieren. Bestätigt man sein Kommen nicht am Display des Meetingraumes, fliegt die Buchung nach kurzer Zeit aus dem System und der Raum steht für andere Besprechungen zur Verfügung. Analog verhält es sich bei den Arbeitsplätzen; über das Bedienelement, das in die Tischplatte eines jeden Tisches eingelassen ist kann der Nutzer den Tisch bedienen: In der Höhe verfahren, sein Kommen und Gehen bestätigen und Positionen abspeichern. Außerdem zeigen LEDs an, in welchem Status sich der Arbeitsplatz befindet – ob frei, belegt oder z. B. eine Reinigung erfolgen muss.
Cosnova ist sehr zufrieden mit seiner neuen Arbeitswelt, insbesondere mit der Kombination aus Tisch- und Buchungssystem. „Es sieht nicht nur gut aus und man kann ergonomisch arbeiten, sondern auch das Thema Desk Sharing ist nun durch modernste Technologie gelöst“, resümiert Director IT Jens Gädeke.
Zusammengefasst zeigt sich, dass bei der Entwicklung moderner, flexibler Arbeitswelten die Mitarbeiter im Fokus stehen sollten. Dabei ist wichtig, die Tätigkeitsprofile und die damit verbundenen Anforderungen der Mitarbeiter an die Arbeitsumgebung zu kennen. Das MEIN BÜRO PRINZIP (DMBP) von WINI hilft dabei diese Anforderungen zu erkennen und in zukunftsfähige Büroumgebungen zu übertragen. Als Planungsprinzip ist das DMBP besonders gut nachvollziehbar und transparent. Erfahren Sie im kostenfreien Kurzcheck Ihr persönliches Tätigkeitsprofil.
