Die moderne Bürowelt wird immer vernetzter, digitaler, komplexer. Sie wandelt sich radikal, Bürotätigkeiten werden immer häufiger auf verschiedene Arbeitsorte verteilt. Die Bürowelt 4.0 verlangt heute extreme Flexibilität zwischen eigenem Arbeitsplatz, Homeoffice und mobilem Arbeiten an diversen Orten, wie etwa Coworking Space. Anstatt des klassischen „statischen“ 1-Mann-Schreibtischs sind zunehmend Meeting Points, Rückzugs- und Projektzonen sowie nicht-eigene Arbeitsplätze erforderlich. Zudem pushen zeitgemäße, attraktive Büroumgebungen die Arbeitgebermarke.

Buchungssysteme: Komplettlösung oder Kombi-Modell

Die Lösung für die stetig wachsenden Anforderungen sind Buchungssysteme. Interessierte Unternehmen können diese bei Büromöbelherstellern als eigenständige Komplett-Lösung oder als kompatibles Kombi-System von kooperierenden Partnern (z.B. Möbelhersteller/Technologiepartner) erwerben. Digitale Buchungssysteme sind intelligente Software/Hardware-Lösungen zum einfachen, effizienten Nutzungs-Management von Büroflächen. Sie ermöglichen es, über Smartphone oder andere Endgeräte schnell einen freien Büroplatz zu finden, vorab zu buchen oder ganze Meeting Points zu reservieren – sogar per App von unterwegs. Auch lassen sich von zentralen Displays alle Reservierungen oder freien Plätze überschauen, bedarfsgerecht und zeitgenau Raumbuchungen vornehmen sowie Nutzerverhalten und Auslastung auswerten.

GoBright – effizientes Raum-, Schreibtisch- und Besuchermanagement

Im Segment Buchungssysteme kooperiert WINI mit dem Unternehmen GoBright. Die cloudbasierte Plattform mit Smart Office-Software ermöglicht ein effizientes, bedarfsgerechtes Büro-, Schreibtisch- und Besuchermanagement. So können Mitarbeiter schneller freie Büros, Besprechungsräume oder Arbeitszonen finden, reservieren oder dazu Informationen einholen. Das von WINI genutzte Buchungssystem GoBright bietet unzählige Funktionen.

Buchungssystem: vielfältige praktische Optionen

• übersichtliche Ergebnisanzeige verfügbarer Räume/Plätze als Grundriss
• praktische Wegweiser-Funktion, um sich zu einem Platz geleiten zu lassen
• komfortables Steuern ergonomischer Möbel-Einstellungen per Control-Panels
• speicherbare Nutzerhöhen von Sitzen und Tischen
• frei positionierbare Fern-Anzeige des Buchungs-Status
• vielfältige Farbcodes für weitere Anzeigen, z.B. „Nicht stören“, „In Nutzung“, „Zu reinigen“
• weitere Module wie Besucherregistratur oder Konferenz-Buchungssystem
• integrierbares Hygiene-Konzept

Wer sich mit der unglaublichen Funktions-Vielfalt von Buchungssystemen befasst, fühlt sich vielleicht überfordert. Was benötige ich? Was ist aktuell noch nicht sinnvoll, könnte aber bei weiterem Wachstum notwendig werden? Wie plant man als Unternehmen eine neue Büroumgebung oder macht eine bestehende Bürostruktur fit für die Zukunft? Wie lassen sich aktuelle Hygieneschutzrichtlinien oder Homeoffice-Nutzungen in die Büroplanung einbeziehen? Die Antworten fallen nicht vom Himmel … lassen sich aber entwickeln. Dafür hat WINI vor einiger Zeit DAS MEIN BÜRO PRINZIP (DMBP) erarbeitet – ein Konzept für die Büroplanung, das auch heute noch topaktuell ist.

DMBP: Befragung, Bedarfsanalyse und Detailplanung

DAS MEIN BÜRO PRINZIP hilft Unternehmen, ihre Büroumgebung strukturiert zu planen oder umzugestalten. Kernelement des DMBP sind Kurzumfragen, bei denen Mitarbeitende und Teams Angaben zu den wichtigsten Aufgaben ihres Arbeitsalltages machen. In der anschließenden Bedarfsanalyse werden die Informationen zu Tätigkeitsprofilen zusammengefasst und münden in eine Strukturierung der Büroflächen in Arbeitszonen, z.B. feste und temporäre Arbeitsorte. Im Fokus der Analyse stehen vor allem die aktuellen unternehmensspezifischen Bedarfe.

Aktuelle Bedürfnisse in die Büroplanung einbeziehen

Mit DMBP lässt sich beispielsweise analysieren, welche Mitarbeiter agil arbeiten – die Ergebnisse fließen direkt in die Planung der Arbeitsplätze ein. Auch neueste Vorgaben zum Infektionsschutz, Homeoffice-Anforderungen, Coworking Space oder andere aktuelle Belange werden bei der Büroplanung gezielt thematisiert. Ein interessantes Fallbeispiel hierbei ist Cosnova. Das schnell wachsende Kosmetikunternehmen bekundete Platzmangel, verwendete viele statische Tische und benötigte zusätzliche, flexibel verfügbare und ergonomische Arbeitsplätze. Genau solche Bedarfs-Szenarien werden bei WINI im DMBP Beratungsprozess erörtert und zukunftsorientiert gelöst. Im Fall Cosnova setzte man auf ein New Work-Konzept, bestehend aus dem ergonomischen Steh-Sitz-Tischsystem WINEA FLOW von WINI in Kombination mit dem flexiblen Buchungssystem von GoBright inklusive Desk Connect Bedienelement.

Von der Detailplanung bis zur Montage

Alle Ergebnisse münden in eine investitionssichere, ausschreibungsgeeignete Detailplanung inklusive Plan- und Angebotserstellung, Visualisierung und Dokumentation. Die Planerstellung umfasst die Definition von Bürozonen, Funktionsbereichen, Einrichtungsmodulen und Möbelsystemen. Dabei können die Verantwortlichen der Unternehmen schon vorab per VR-Brille ihre geplante Büroumgebung besichtigen – der 3D-Eindruck ist sehr realitätsnah! Den Schlusspunkt im DMBP Prozess bildet die plankonforme Abwicklung des Auftrags bis hin zur Möbelmontage.

Autor: Till Achim Lobenstein