Agiles Arbeiten ist eine Geisteshaltung – und erfordert neues Denken bei der Bürokonzeption.

Agiles Arbeiten ist längst nicht mehr nur Thema der Start-up- und Digitalelite, sondern auch in vielen traditionelleren Unternehmen und KMU mittlerweile Alltag. Methoden wie Scrum, Kanban, Design Thinking, Lean Startup u. a. sind jedoch keine Managementmethoden, die sich in bestehenden Strukturen anwenden lassen, sondern erfordern eine gänzlich neue Art, Management zu denken.

Während Arbeit im 20. Jh. noch stark geprägt war von industrialisierten, (tayloristisch) wiederkehrenden Tätigkeiten wird der Anteil der kreativen- und Wissensarbeit seit Jahrzehnten immer größer. Unternehmerische Wertschöpfung wird zunehmend durch Innovation getrieben, Entwicklungszyklen für Produkte werden immer kürzer. Langfristige Pläne, an denen starr festgehalten wird, werden damit obsolet. Und auch das Denken in organisationsbedingten Silos funktioniert im 21. Jh. nicht mehr. An Stelle des „Brockhaus-Denkens“ mit seiner klaren Ordnung und Abgrenzung der Wissensabschnitte tritt das „Network Thinking“ (Prof. Ulrich Weinberg, HPI Potsdam). Es kennt keine Hierarchien, schafft Verbindungen statt Abgrenzung und zeichnet sich durch Kollaboration und Transparenz aus.

Das Prinzip des agilen Arbeitens hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung. Eine Gruppe von 17 Entwicklern, die zu dieser Zeit bereits mit agilen Softwaresystemen (z. B. Extreme Programming, Scrum, DSDM) arbeiteten, veröffentlichte im Jahr 2001 „Das Manifest für agile Softwareentwicklung“. Sie definierten darin die wichtigsten Werte ihrer agilen Arbeit und darauf aufbauend zwölf Prinzipien, im Folgenden etwas angepasst und ergänzt:

• Oberste Priorität hat die Zufriedenheit des Kunden mit seinem Produkt.
• Netzwerk statt Hierarchie – sowohl in der Organisationsstruktur als auch im Denken.
• Gegenseitiges Vertrauen statt Kontrolle und Druck von oben.
• Intrinsische Motivation der Mitarbeiter: Wer einen Sinn in seinem Job sieht, ist produktiver, zufriedener und loyaler.
• Augenmerk auf technische Exzellenz, gutes Design und Einfachheit.
• Nachhaltige Entwicklung: gleichmäßiges Tempo auf lange Zeit halten, kein kurzfristiges Verbrennen von Ressourcen.
• Spielerisch statt angestrengt arbeiten (Playful work).
• Positive Fehlerkultur, frei nach Samuel Beckett: „Ever tried. Ever failed. No matter. Try again. Fail again. Fail better.“

• Methoden des agilen Arbeitens sind:
  
  • Kollaboration
  • Eine neue Art der Führung. Führungskräfte sind eher Coaches als Vorgesetzte. Weniger Hierarchie, mehr Eigenverantwortung der Mitarbeiter.
  • Selbstorganisierte, interdisziplinäre Teams entscheiden über ihre Aufgaben, Ziele, Arbeitszeit, Budget etc. Sie kontrollieren und entwickeln eigene Prozesse.
  • Experimente/Testballons statt langer Planungsprozesse (z. B. Scrum Sprints).
  • Kurze persönliche Meetings für maximale Transparenz statt langer Abstimmungs- und Planungsprozesse („Wo stehen wir? Wo wollen wir hin?“ à z. B. Stand-up Meetings in Scrum).
  • Prototyping mit regelmäßigen Korrekturrunden à Testen und verbessern und schnell liefern statt langwierig und ggf. am Markt vorbei zu entwickeln. (z. B. Design Thinking)

Diese agilen Prinzipien und Methoden müssen sich auch in der Arbeitsumgebung widerspiegeln. Büros sind heute nicht mehr nur Orte, an denen agiles Arbeiten stattfindet. Sie sind vielmehr Teil des Prozesses und einer neuen Denkweise sowie Spiegel der Unternehmenskultur. Die Büroeinrichtung soll also nicht nur strukturell Prozesse unterstützen, sondern insgesamt das Wohlbefinden der Mitarbeiter steigern. Das Büro wird zum sozialen Raum, zu einem Ort der Interaktion, an dem Werte gelebt und ausgetauscht werden.

Um herauszufinden, welche Orte im Büro gebraucht werden und wie diese möglichst unkompliziert verfügbar gemacht werden können, bedarf es genauer Tätigkeits- und Prozessanalysen. Diese werden anschließend in eine Zonierung nach Tätigkeits- und Funktionsbereichen „übersetzt“.

Der Büromöbelhersteller WINI hat bereits 2013 DAS MEIN BÜRO PRINZIP entwickelt. Mit Hilfe dieses strukturierten Planungsprinzips können Büroumgebungen individuell und bedarfsgerecht konzipiert werden. Moderne Arbeitswelten werden mit persönlich oder temporär zugeordneten Arbeitsplätzen, Rückzugsorten, Kommunikationszonen und Servicebereichen so strukturiert und eingerichtet, dass sie den Mitarbeitern ein optimales Arbeits- und Innovationsumfeld bieten.

Diese Innovationsräume müssen lebendig sein und sich mit den Anforderungen der Teams und des ganzen Unternehmens entwickeln und verändern dürfen. Vor allem Workshopbereiche sollten mit flexiblen, möglichst modularen Möbeln ausgestattet werden. Ideal sind Sitz- und Arbeitsgelegenheiten, die für kleine und große Zuhörergruppen umgebaut werden können; klapp- und fahrbare Tische, die auch als Whiteboard genutzt werden können; mobile Stühle mit Schreibmöglichkeit und Ablage oder Caddies, die gleichzeitig Stauraum und Sitzplatz bieten. Für Stand-up-Meetings, Treffen mit anderen Teams oder Gespräche mit Kunden und Geschäftspartnern eignen sich Stehtische mit Elektrifizierung und Präsentationsmöglichkeiten.

Auch agiles Arbeiten kommt nicht ohne konzentrierte Einzelarbeit aus. Ergonomische Arbeitsplätze mit bequemen Bürostühlen und Steh-Sitz-Tischen, ggf. kombiniert mit Akustikpaneelen, sind mittlerweile Standard. Die höhenverstellbaren Tischsysteme, z. B. WINEA FLOW von WINI, können auch zu Teamarbeitszonen kombiniert oder als Workbenches für Desksharing und Kurzzeitarbeit genutzt werden.

Digitale Buchungssoftwares ermöglichen es, für temporäre Arbeit und Besprechungen einzelne Tische, Tischgruppen oder Besprechungsbereiche unkompliziert und verbindlich vorab zu buchen.

In Ruhezonen und Lounges schafft Soft Seating wohnliche und attraktive Wohlfühlorte zur Erholung oder für entspannte Gespräche. Moderne Raum-in-Raum-Systeme und individuelle Akustiklösungen wie WINEA SONIC von WINI erlauben auch im Open Space ein Nebeneinander von Rückzugsorten und Kommunikationszonen.

Neue agile Büroumgebungen sind nicht von Anfang an perfekt, ihre Planung und Einführung muss begleitet werden, damit sie von allen Teams mitgetragen und optimal genutzt werden. Das Prinzip von Trial & Error – mit Testballons und Korrekturrunden – sollte auch auf die eigene Büroumgebung angewandt werden. So können Räume für agiles Arbeiten immer wieder an die Bedürfnisse ihrer Teams und Projekte angepasst und kontinuierlich perfektioniert werden.